Datenschutzinformation gemäß Art. 13, 14 DS-GVO für Kunden und Kontaktpersonen der Kinder- und Jugendhilfe

I. Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO

Für die Datenerhebung und Verarbeitung ist die jeweilige Region zuständig, in der Sie unsere Dienstleistung in Anspruch nehmen. Die jeweiligen Verantwortlichen der Regionen finden Sie unter folgenden Link: https://www.ds-asb-bw.de/kontakt-regionen .

II. Welche Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten insbesondere solche personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Beauftragung durch das Jugendamt, bei Beginn der Hilfe und während der Durchführung der Hilfe erhalten.

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Stamm- und Kontaktdaten des Kindes oder Jugendlichen sowie der Sorgeberechtigten und weiterer Haushaltsmitglieder (z. B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Angaben zur Familien-, Wohn- und Le­benssituation, zur schulischen oder beruflichen Situation, zum Hilfebedarf und zu den im Hilfeplan verein­barten Zielen, Angaben zum Verlauf der Hilfe einschließlich der Dokumentation von Kontakten, Gesprächen und Vereinbarungen, Angaben aus dem Hilfeplanverfahren des Jugendamts sowie Termin-, Kommunikations- und Abrechnungsdaten.

Darüber hinaus verarbeiten wir besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DS-GVO, insbesondere Gesundheitsdaten. Hierzu gehören etwa Angaben zu Erkrankungen, Behinderungen, Entwicklungsverzögerungen, therapeutischen oder ärztlichen Behandlungen, Medikation sowie zur psychischen Situation des Kindes oder Jugendlichen und der Familienmitglieder, soweit diese Angaben für die Hilfe von Bedeutung sind. Ebenso können Angaben zur Religionszugehörigkeit, zur Herkunft oder zu strafrechtlichen Verfahren verarbeitet werden, soweit sie im Hilfeplan eine Rolle spielen.

Ihre personenbezogenen Daten erheben wir in der Regel direkt bei Ihnen, bei Ihrem Kind oder bei den Sorgeberechtigten beziehungsweise gesetzlichen Vertretungen. Daten erhalten wir außerdem vom Jugendamt, insbesondere aus dem Hilfeplan und dem Bewilligungsbescheid. Soweit Sie hierzu eingewilligt haben, können Daten auch von Schulen, Kindertageseinrichtungen, Beratungsstellen, therapeutischen oder medizinischen Einrichtungen, dem JobCenter oder der Arbeitsagentur sowie von Ausbildungsstellen oder Arbeitgebern stammen.

III. Rechtsgrundlage und Zwecke der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 a), b), c), e) und f), Art. 9 Abs. 2 a), f) und h) DS-GVO sowie § 22 Abs. 1 Nr. 1 b) und § 24 BDSG. Ergänzend beachten wir die Vorschriften zum Schutz von Sozialdaten nach §§ 61 ff. SGB VIII und §§ 67 ff. SGB X, zu deren Einhaltung wir uns gegenüber dem Jugendamt verpflichtet haben.

Vorrangig erfolgt die Verarbeitung der Daten zur Durchführung der vom Jugendamt bewilligten Hilfe zur Erziehung nach § 27 i.V.m. §§ 30, 31 SGB VIII. Wir erbringen diese Hilfe als Träger der freien Jugendhilfe auf Grundlage der mit dem Jugendamt geschlossenen Leistungsvereinbarung nach §§ 78a ff. SGB VIII und nehmen damit eine Aufgabe im öffentlichen Interesse wahr, Art. 6 Abs. 1 e) DS-GVO i.V.m. §§ 27, 36, 78a ff. SGB VIII. Hierzu gehören die Erhebung und Dokumentation der für die Hilfe erforderlichen Informationen, die Planung und Durchführung der Hilfe, die Mitwirkung am Hilfeplanverfahren nach § 36 SGB VIII einschließlich der Berichterstattung an das Jugendamt, die fallbezogene interne Beratung und Fallbesprechung unserer Fachkräfte sowie die Abrechnung unserer Leistungen gegenüber dem Jugendamt. Soweit mit Ihnen eine Betreuungsvereinbarung geschlossen wird, erfolgt die Verarbeitung zugleich zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeiten wir, soweit dies für die Erbringung der Hilfe als Leistung der sozialen Sicherheit und Sozialfürsorge erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 h), Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 b) BDSG.

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO, bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO. Dies betrifft insbesondere den Austausch mit Stellen, die nicht unmittelbar an der Hilfe beteiligt sind, wie Schulen, Kindertageseinrichtungen, Beratungsstellen, therapeutischen oder medizinischen Einrichtungen, JobCenter oder Arbeitsagentur sowie Ausbildungsstellen oder Arbeitgebern, sowie die Kommunikation über E-Mail oder Messenger-Dienste. Die Einzelheiten ergeben sich aus der jeweiligen gesonderten Einwilligungserklärung. Bei Kindern und Jugendlichen holen wir erforderliche Einwilligungen von den Sorgeberechtigten ein, bei Jugendlichen ab 14 Jahren zusätzlich von diesen selbst.

Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf kann z. B. gegenüber der zuständigen Fachkraft oder an die Anschrift des Verantwortlichen gerichtet werden.

Weiterhin kann die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erfolgen, Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO, bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 h) DS-GVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 b) BDSG. Solche Verpflichtungen bestehen insbesondere für die Aufbewahrung der Hilfeakte nach § 9b Abs. 2 SGB VIII, für steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten sowie für den Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung nach § 8a Abs. 4 SGB VIII und § 4 KKG. Liegen gewichtige Anhaltspunkte für eine Gefährdung des Kindeswohls vor, sind wir verpflichtet, das Jugendamt zu informieren. Dies kann auch ohne Ihre Einwilligung geschehen.

Schließlich können Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder Dritten nach Art. 6 Abs. 1 f), Art. 9 Abs. 2 f) DS-GVO i.V.m. § 24 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 BDSG verarbeitet werden, beispielsweise zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

1. Empfänger Ihrer Daten

Die personenbezogenen Daten werden nur solchen Mitarbeitern oder Dritten zugänglich gemacht, die mit der jeweiligen Aufgabe betraut sind. Innerhalb unserer Einrichtung sind dies die fallzuständigen Fachkräfte, deren Vertretung, die fachliche Leitung sowie die für Abrechnung und Verwaltung zuständigen Mitarbeitenden. Gesundheitsdaten und Ihnen anvertraute Informationen werden ausschließlich von solchen Mitarbeitern oder Dritten verarbeitet, die einer gesetzlichen oder vertraglichen Schweigepflicht unterliegen.

Empfänger Ihrer Daten ist insbesondere das Jugendamt, das die Hilfe bewilligt hat und die Fallverantwortung im Hilfeplanverfahren trägt, in der Regel vertreten durch den Allgemeinen Sozialen Dienst. An das Jugendamt übermitteln wir Berichte zum Verlauf der Hilfe und die für die Fortschreibung des Hilfeplans und die Abrechnung erforderlichen Angaben. Diese Übermittlung erfolgt auf gesetzlicher Grundlage und bedarf keiner Einwilligung. Weitere Empfänger sind die Stellen, mit denen Sie einen Austausch durch Ihre Einwilligung gestattet haben, sowie im Einzelfall Steuerberater und Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, soweit dies zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. An Behörden, das Familiengericht und andere Gerichte werden Daten nur übermittelt, soweit dies gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu den genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind beispielsweise unsere IT-Dienstleister sowie Anbieter von Software- und Cloudlösungen (z. B. Fachsoftware zur Fallführung und Dokumentation, E-Mail- und Kommunikationsdienste). Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO.

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten in ein Drittland findet grundsätzlich nicht statt. Sollte im Einzelfall ein Dienstleister Daten in einem Drittland verarbeiten, erfolgt dies nur bei Vorliegen geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DS-GVO.

1. Dauer der Speicherung

Die erhobenen Daten werden für die Dauer der Hilfe gespeichert. Die Daten können über die Beendigung der Hilfe hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Abwicklung, zur Rechtsverfolgung bzw. -verteidigung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Die Hilfeakte bewahren wir gemäß § 9b Abs. 2 SGB VIII in Vereinbarung mit dem Jugendamt bis 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres des Kindes oder Jugendlichen auf. Nach Abschluss der Hilfe wird die Akte gesperrt. Ein Zugriff erfolgt nur noch, soweit dies gesetzlich vorgesehen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen unterliegen den Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und, soweit einschlägig, § 257 HGB von bis zu 10 Jahren. Die Speicherdauer zur Rechtsverfolgung bzw. -verteidigung beurteilt sich im Übrigen nach den gesetzlichen Verjährungsvorschriften, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. BGB in der Regel drei Jahre, in besonderen Fällen auch bis zu 30 Jahre betragen können. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder datenschutzgerecht vernichtet.

1. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der für die Hilfe erforderlichen personenbezogenen Daten ist für die fachgerechte Durchführung der Hilfe zur Erziehung erforderlich. Gegenüber dem Jugendamt bestehen als Antragsteller Mitwirkungspflichten nach §§ 60 ff. SGB I. Gegenüber uns besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung; ohne die erforderlichen Angaben kann die Hilfe jedoch nicht oder nicht in der bewilligten Form durchgeführt werden, was das Jugendamt bei der Prüfung der Eignung und Fortführung der Hilfe berücksichtigt. Die Bereitstellung von Daten für einwilligungsbasierte Zwecke (z. B. den Austausch mit Schulen, Beratungsstellen oder therapeutischen Einrichtungen oder die Kommunikation über Messenger-Dienste) ist freiwillig.

VII. Profiling

Es finden keine automatisierten Entscheidungsfindungen nach Art. 22 DS-GVO oder andere Profiling Maßnahmen nach Art. 4 DS-GVO statt.

VIII. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 e) oder f) DS-GVO beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DS-GVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer I genannten Kontaktdaten.

Kinder und Jugendliche, die eine Hilfe zur Erziehung erhalten haben, haben zusätzlich nach § 9b Abs. 1 SGB VIII bei Vorliegen eines berechtigten Interesses auch nach Erreichen der Volljährigkeit das Recht, Einsicht in die sie betreffende Hilfeakte zu nehmen und Auskunft hierzu zu erhalten. Dieses Recht steht nur der betroffenen Person selbst zu.

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die zuständige Fachkraft oder an die Anschrift des Verantwortlichen.

Beschwerderecht

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, haben Sie die Möglichkeit, sich bei unserem Datenschutzbeauftragten oder bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zu beschweren.

Zuständiger Datenschutzbeauftragter

Herr Stefan Becker, BNT GmbH, Richener Str. 16, 75031 Eppingen Tel: +49 (0) 7262/ 9240094 E-Mail: asb@bntgmbh.de

Zuständige Aufsichtsbehörde

Baden_Württemberg

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart Tel.: +49 (0) 711/61 55 41 0 Fax: +49 (0) 711/61 55 41 15 E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de